Komponen Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi umumnya terdiri dari enam bagian utama: orang, prosedur dan instruksi, data, perangkat lunak, infrastruktur teknologi informasi dan pengendalian internal. Mari kita lihat secara detail setiap komponen.
Orang Orang-orang di SIA hanya pengguna sistem. Profesional yang mungkin perlu untuk menggunakan SIA organisasi termasuk akuntan, konsultan, analis bisnis, manajer, petugas keuangan kepala dan auditor. (Pelajari lebih dalam Apa kepala bagian keuangan Lakukan? )
SIA membantu departemen yang berbeda dalam perusahaan bekerja sama. Sebagai contoh, manajemen dapat menetapkan tujuan penjualan yang staf kemudian dapat memesan jumlah yang sesuai persediaan. Urutan persediaan memberitahukan departemen akuntansi dari hutang baru. Ketika penjualan dibuat, penjualan orang dapat memasukkan pesanan pelanggan, akuntansi dapat pelanggan faktur, gudang dapat merakit pesanan, departemen pengiriman dapat mengirim off, dan departemen akuntansi akan diberitahu dari baru piutang . Departemen layanan pelanggan kemudian dapat melacak pengiriman pelanggan dan sistem dapat membuat laporan penjualan untuk manajemen. Manajer juga dapat melihat biaya persediaan, biaya pengiriman, biaya produksi dan sebagainya.
Dengan SIA yang dirancang dengan baik, setiap orang dalam sebuah organisasi yang berwenang untuk melakukannya dapat mengakses sistem yang sama dan mendapatkan informasi yang sama. SIA juga mempermudah mendapatkan informasi untuk orang di luar organisasi bila diperlukan. Sebagai contoh, konsultan mungkin menggunakan informasi dalam SIA untuk menganalisis efektivitas struktur harga perusahaan dengan melihat data biaya, data penjualan dan pendapatan. Juga, auditor dapat menggunakan data untuk menilai pengendalian internal perusahaan, kondisi keuangan dan kepatuhan dengan Sarbanes-Oxley Act (SOX). (Cari tahu lebih lanjut tentang peraturan akuntansi; memeriksa Sejarah Keuangan: The Rise of Akuntansi modern .)
SIA harus dirancang untuk memenuhi kebutuhan orang-orang yang akan menggunakannya. Sistem ini juga harus mudah digunakan dan harus meningkatkan, tidak menghalangi, efisiensi.
Prosedur dan Instruksi
Prosedur dan instruksi dari SIA adalah metode menggunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, mengambil dan pengolahan data. Metode-metode ini akan baik manual dan otomatis, dan data bisa datang dari kedua sumber internal (misalnya, karyawan) dan sumber eksternal (misalnya, pesanan online pelanggan '). Prosedur dan instruksi akan diberi kode ke dalam perangkat lunak SIA, mereka juga harus "dikodekan" ke karyawan melalui dokumentasi dan pelatihan. Prosedur dan instruksi harus diikuti secara konsisten untuk menjadi efektif.
Untuk menyimpan informasi, SIA harus memiliki struktur database seperti bahasa query terstruktur (SQL), sebuah bahasa komputer yang umum digunakan untuk database. SIA juga akan memerlukan masukan layar berbagai jenis yang berbeda dari pengguna sistem dan berbagai jenis entri data, serta format output yang berbeda untuk memenuhi kebutuhan pengguna yang berbeda dan jenis informasi yang berbeda. (Apakah pekerjaan sebagai suara detektif keuangan menarik untuk Anda Pelajari lebih lanjut di? Mengungkap Karir A Dalam Akuntansi Forensik .)
Data
Data yang terdapat dalam SIA adalah semua informasi keuangan yang berkaitan dengan praktek bisnis organisasi. Data bisnis apapun yang dampak keuangan perusahaan harus pergi ke SIA. Data yang tercantum dalam SIA akan tergantung pada sifat dari bisnis, tetapi dapat terdiri dari:
Data yang terdapat dalam SIA adalah semua informasi keuangan yang berkaitan dengan praktek bisnis organisasi. Data bisnis apapun yang dampak keuangan perusahaan harus pergi ke SIA. Data yang tercantum dalam SIA akan tergantung pada sifat dari bisnis, tetapi dapat terdiri dari:
- order penjualan
- pelanggan penagihan pernyataan
- laporan analisis penjualan
- rekuisisi pembelian
- penjual faktur
- memeriksa register
- buku besar umum
- data persediaan
- informasi penggajian
- ketepatan waktu
- informasi pajak
Data ini kemudian dapat digunakan untuk mempersiapkan laporan akuntansi dan laporan seperti penuaan piutang, penyusutan / amortisasi jadwal , neraca saldo , keuntungan dan kerugian, dan sebagainya. Setelah semua data ini di satu tempat - dalam SIA - memfasilitasi pencatatan usaha, pelaporan, analisis, audit dan pengambilan keputusan kegiatan. Untuk data yang akan berguna, itu harus lengkap, benar dan relevan.
Di sisi lain, contoh data yang tidak akan masuk ke SIA termasuk memo, korespondensi, presentasi dan manual. Dokumen-dokumen ini mungkin memiliki hubungan tangensial untuk keuangan perusahaan, tetapi tidak termasuk standar catatan kaki , mereka tidak benar-benar bagian dari pencatatan keuangan perusahaan.
Perangkat Lunak
Komponen perangkat lunak AIS adalah program komputer yang digunakan untuk menyimpan, mengambil, mengolah dan menganalisa data keuangan perusahaan. Sebelum ada komputer, AISs yang manual, sistem berbasis kertas, tetapi hari ini, sebagian besar perusahaan menggunakan perangkat lunak komputer sebagai dasar dari SIA. Usaha kecil mungkin menggunakan Intuit Quickbooks, Peachtree Sage Akuntansi, atau Small Business Accounting Microsoft tetapi ada banyak orang lain. Usaha kecil dan menengah bisa menggunakan SAP Business One. Bisnis menengah dan besar mungkin menggunakan Microsoft Dynamics GP, MAS Sage Group 90 atau MAS 200, Oracle PeopleSoft atau Epicor Manajemen Keuangan.
Kualitas, kehandalan dan keamanan merupakan komponen kunci yang efektif lunak SIA . Manajer mengandalkan informasi itu output untuk membuat keputusan bagi perusahaan, dan mereka membutuhkan informasi berkualitas tinggi untuk membuat keputusan suara.
SIA program perangkat lunak dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan unik dari berbagai jenis bisnis. Jika program yang ada tidak memenuhi kebutuhan perusahaan, perangkat lunak juga dapat dikembangkan di rumah dengan input yang cukup besar dari pengguna akhir atau dapat dikembangkan oleh perusahaan pihak ketiga khusus untuk organisasi. Sistem ini bahkan bisa diserahkan kepada perusahaan khusus.
Untuk perusahaan publik , tidak peduli apa program perangkat lunak dan pilihan kustomisasi bisnis memilih, Sarbanes-Oxley peraturan akan menentukan struktur SIA sampai batas tertentu. Hal ini karena peraturan SOX menetapkan kontrol internal dan prosedur audit yang perusahaan publik harus mematuhi.
Infrastruktur Teknologi Informasi
Informasi infrastruktur teknologi adalah hanya sebuah nama indah untuk perangkat keras yang digunakan untuk mengoperasikan sistem informasi akuntansi. Sebagian besar item hardware adalah hal-hal bisnis akan perlu memiliki pula - mereka termasuk komputer pribadi, server, printer, pelindung gelombang, router, media penyimpanan, dan mungkin catu daya cadangan. Selain biaya, faktor yang perlu dipertimbangkan dalam memilih perangkat keras termasuk kecepatan, kemampuan penyimpanan dan apakah itu dapat diperluas dan ditingkatkan (Berpikir tentang menjadi seorang akuntan? Baca,. Belanja Untuk Sebuah Sertifikasi Akuntansi .)
Mungkin yang paling penting, perangkat keras yang dipilih untuk SIA harus kompatibel dengan perangkat lunak yang ditujukan. Idealnya, itu akan tidak hanya kompatibel, tetapi yang optimal, sistem kikuk akan jauh lebih membantu daripada yang cepat. Salah satu cara bisnis mudah dapat memenuhi persyaratan perangkat keras dan kompatibilitas perangkat lunak adalah dengan membeli sistem turnkey yang mencakup perangkat keras dan perangkat lunak yang kebutuhan bisnis. Membeli sistem turnkey berarti, secara teoritis, bahwa bisnis akan mendapatkan kombinasi optimal dari perangkat keras dan perangkat lunak untuk AIS nya.
Sebuah SIA yang baik juga harus mencakup rencana untuk menjaga, servis, penggantian dan upgrade komponen dari sistem perangkat keras, serta rencana untuk pembuangan perangkat keras yang rusak dan usang sehingga data sensitif benar-benar hancur.
Pengendalian Intern
Kontrol internal SIA adalah langkah-langkah keamanan yang dikandungnya untuk melindungi data sensitif. Ini dapat yang sederhana seperti password atau sebagai kompleks sebagai identifikasi biometrik. SIA harus memiliki kontrol internal untuk melindungi terhadap akses komputer yang tidak sah dan untuk membatasi akses untuk pengguna yang berwenang yang mencakup beberapa pengguna di dalam perusahaan. Hal ini juga harus mencegah akses file yang tidak sah oleh individu yang diizinkan untuk mengakses hanya bagian pilih dari sistem. (Untuk lebih lanjut tentang keamanan pribadi, periksa Melindungi Dokumen Keuangan Anda Dari Bencana .)
SIA berisi informasi rahasia milik tidak hanya untuk perusahaan tetapi juga untuk karyawan dan pelanggan. Data ini mungkin termasuk nomor Jaminan Sosial, informasi gaji, nomor kartu kredit, dan sebagainya. Semua data dalam SIA harus dienkripsi, dan akses ke sistem harus dicatat dan surveilled. Aktivitas sistem harus dilacak juga.
SIA juga membutuhkan kontrol internal yang melindungi dari virus komputer, hacker dan ancaman internal dan eksternal lainnya untuk keamanan jaringan [PC4] . Selain itu, harus dilindungi dari bencana alam dan kekuatan gelombang yang dapat menyebabkan kehilangan data. (Pelajari bagaimana Anda bisa mendapatkan pekerjaan di bidang ini, baca Panduan Untuk Karir Dalam Sistem Informasi Akuntansi .)
AISs Dalam Real Life
Kita telah melihat bagaimana SIA yang dirancang dengan baik memungkinkan sebuah bisnis untuk berjalan lancar pada sehari-hari atau menghambat operasi jika sistem dirancang dengan buruk. Suatu penggunaan ketiga SIA adalah bahwa ketika sebuah bisnis dalam kesulitan, data dalam SIA yang dapat digunakan untuk mengungkap cerita tentang apa yang salah. Kasus WorldCom dan Lehman Brothers memberikan dua contoh.
Pada tahun 2002, WorldCom auditor internal Eugene Morse dan Cynthia Cooper digunakan SIA perusahaan untuk mengungkap $ 4 miliar pada alokasi biaya penipuan dan entri akuntansi lainnya. Penyelidikan mereka mengarah pada penghentian CFO Scott Sullivan serta undang-undang baru. (Bagian 404 dari Sarbanes-Oxley Act, yang mengatur pengendalian internal perusahaan keuangan dan prosedur. (Apakah pekerjaan sebagai suara detektif keuangan menarik untuk Anda Pelajari lebih lanjut di? Mengungkap Karir A Dalam Akuntansi Forensik .)
Ketika menyelidiki penyebab runtuhnya Lehman, review AIS dan data lainnya sistem adalah komponen kunci, bersama dengan koleksi dokumen dan meninjau dan wawancara saksi. Mencari penyebab kegagalan perusahaan "diperlukan suatu penyelidikan ekstensif dan meninjau operasi Lehman, perdagangan, penilaian, keuangan, akuntansi dan sistem data lainnya," menurut ke halaman 2.200-laporan, sembilan volume pemeriksa.
Sistem Lehman memberikan contoh bagaimana SIA tidak harus terstruktur. Pemeriksa Anton R. Valukas 'laporan menyatakan, "Pada saat pengajuan kebangkrutan, Lehman mempertahankan tambal sulam lebih dari 2.600 sistem perangkat lunak dan aplikasi ... Banyak sistem Lehman yang misterius, usang atau non-standar."
Pemeriksa memutuskan untuk memfokuskan usahanya pada sistem 96 yang muncul paling relevan, dan pemeriksaan yang diperlukan pelatihan, studi dan uji coba hanya untuk belajar bagaimana menggunakan sistem. (Juga memeriksa Studi Kasus: Runtuhnya Lehman Brothers , dan Sebuah Look Inside Pada Auditor Internal .)
Laporan Valukas juga mencatat, "sistem Lehman yang sangat saling bergantung, tetapi hubungan mereka sulit dipahami dan tidak terdokumentasi dengan baik Membutuhkan usaha luar biasa untuk melepaskan sistem ini untuk memperoleh informasi yang diperlukan.."
Kesimpulan
Keenam komponen SIA semua bekerja sama untuk membantu karyawan kunci mengumpulkan, menyimpan, mengelola, proses, mengambil, dan melaporkan data keuangan mereka. Memiliki sistem informasi akuntansi dikembangkan dengan baik dan dipelihara yang efisien dan akurat merupakan komponen tak terpisahkan dari sebuah bisnis yang sukses.
Keenam komponen SIA semua bekerja sama untuk membantu karyawan kunci mengumpulkan, menyimpan, mengelola, proses, mengambil, dan melaporkan data keuangan mereka. Memiliki sistem informasi akuntansi dikembangkan dengan baik dan dipelihara yang efisien dan akurat merupakan komponen tak terpisahkan dari sebuah bisnis yang sukses.
Read more:
http://translate.google.co.id/translate?hl=id&langpair=en%7Cid&u=http://www.investopedia.com/articles/professionaleducation/11/accounting-information-systems.asp
Tidak ada komentar:
Posting Komentar